E-Mail-Flut und was Sie dagegen tun können

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Am 4. März 2014 von Alexis Kälin CRM Praxis-Tipps, Marketing Praxis-Tipps mit 2 Kommentaren

Pling – Sie haben Post. Beim Blick ins E-Mail-Postfach kann es einem manchmal schon schlecht werden: Eine Nachricht jagt die nächste und die unbeantworteten hängen einem auch im Nacken. Jeder Blick in den Posteingang kostet einer aktuellen Studie zufolge eine gute Minute Zeit, bevor man wieder zum vorherigen Gedanken zurückkehren kann. Bei durchschnittlich gegen die hundert E-Mails an einem normalen Arbeitstag, kostet Sie dies alleine pro Woche fast neun Stunden!

E-Mails, sie sind die grössten Zeitdiebe und unser Umgang mit ihnen ist dafür verantwortlich, dass jährlich Millionen wertvoller Arbeitsstunden investiert werden müssen.

E-Mails beherrschen uns statt umgekehrt.

Es ist also höchste Zeit, die Flut der E-Mails einzudämmen und nach einem neuen Umgang mit den digitalen Räubern zu suchen.

Tipps für den Absender

1. Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten
Sie wollen diskutieren? Dann lassen Sie die Finger von den Tasten! Stellen Sie sich generell die Frage, ob ein Anruf nicht sinnvoller ist, als eine Mail. Sie werden schnell feststellen, dass ein persönliches Gespräch häufig die bessere Wahl ist, um Entscheidungen zeitnah herbeizuführen und um Ping-Pong-Konversationen mit ellenlangen Inhalten gar nicht erst aufkommen zu lassen.

Setzen Sie E-Mails bewusster ein und Ihr digitaler Stress wird sich abbauen.

2. Schulwissen kann E-Mails retten
Eine E-Mail ist am Ende auch nur ein Brief. Und wie für jede Korrespondenz gehört es sich, dass man sich bei der Formulierung Mühe gibt. Alles fängt an bei einer klaren Betreffzeile, die den zu erwartenden Inhalt kurz und knapp beschreibt. «Kurz und knapp» ist hierbei das Stichwort: Der Inhalt sollte kein Roman sein und prägnant darstellen, was Sie dem Empfänger mitteilen wollen. Dass dabei die Rechtschreibung nicht zu kurz kommen sollte, versteht sich – offensichtlich nicht – immer von selbst. Dazu gehört übrigens auch die  korrekte Gross- und Kleinschreibung.

Nicht unwichtig ist auch, dass Sie den Anhang Ihrer Mail überprüfen: Auch hier gibt es Regeln und Grössen, welche zu beachten sind. Einen interessanten Artikel zu dem Thema finden Sie hier.

Setzen Sie sich die selben Qualitätsansprüche an E-Mails, wie an einen normalen Brief. Damit beweisen Sie nicht nur Ihre Kompetenz, sondern sorgen auch dafür, dass E-Mails einfacher und richtig verstanden werden.

3. Nicht jeder muss alles wissen: Finger weg von der «Kopie»
Ganz genau überlegen sollte man sich, wenn man in einer Mail in Kopie setzt. Das beliebte «CC:»-Feld ähnelt all zu häufig einem «ich wasche meine Hände in Unschuld, wenn was schief geht»-Feld, wenn man grundsätzlich seinen Vorgesetzten an jeder Mail teilhaben lässt. Die vermeintliche Option, dass man «hinterher» sagen kann, dass man ja über jeden Schritt informiert hat, wird gerne auch mal zum beruflichen Boomerang – also Finger weg. Wenn Kopie, dann nur wenn ausdrücklich darum gebeten wurde.

Wie heisst es so schön: «Wer früher auf dem Schulhof petzte, setzt heute den Chef CC:»

Tipps für den Empfänger

1. Trennen Sie sich von unnötigem E-Mailbalast!
Was Sie zuerst tun sollten: Kündigen Sie alle Newsletter, die für Sie uninteressant sind oder die sie tatsächlich nur sporadisch lesen. Ausgenommen hiervon ist natürlich unser PowerNews Newsletter.

Deaktivieren Sie Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken, die Sie nicht benötigen. Allein dadurch wird bei nicht wenigen die Flut der Mails erheblich eingedämmt!

Reden Sie mal mit Ihren netten Kollegen, die Sie ständig CC: setzen, dass Sie diese Mails nicht mehr lesen werden. Machen Sie es telefonisch – und bleiben Sie freundlich …

2. Stellen Sie Ihren persönlichen Türsteher richtig ein
Wenden Sie sich mal Ihrem Spam-Filter zu. Dieses ausserordentlich nützliche Tool kann viel für Sie tun. Am besten reden Sie mit Ihrem IT-Partner, um eine optimale Konfiguration zu finden, welche Sie von ungewollten E-Mails schützt und trotzdem alles Wichtige durchlässt.
3. Organisation ist alles – dies gilt auch im Posteingang
Organisieren Sie ihren Maileingang! Das ist ganz einfach. Richten Sie einen Arbeitsordner ein, in den Sie die Nachrichten verschieben, die unbedingt noch am selben Tag bearbeitet werden müssen und einen weiteren für Nachrichten, die bis morgen Zeit haben. Wenn Sie sich dann noch feste Blockzeiten zur Bearbeitung der Mails des heutigen Tages einrichten, steht einer effektiven Arbeit jenseits der Mailflut nichts mehr entgegen.

Sie sollten nicht häufiger als ein Mal pro Stunde in den Maileingangsordner schauen – am besten Sie schauen maximal nur zwei bis drei Mal rein. Deaktivieren Sie automatische E-Mailhinweise und Töne auf neue E-Mails.

4. Antworten Sie zeitnahe, aber auch nicht immer sofort
Niemand erwartet bei einer Mail eine sofortige Antwort. Sie sollten dennoch zeitnah reagieren und eine Spanne von 24 Stunden nicht überschreiten. Alles, was länger als fünf Minuten in Anspruch nimmt, wird später in einem Abwasch mit anderen Mails beantwortet. Letzteren lassen Sie schnell eine Standard-Mail zukommen, aus der der Absender ersehen kann, dass seine Mail angekommen ist aber auch erfährt, dass die Bearbeitung zu einem genannten Zeitpunkt erfolgt – am Ende sind alle glücklich.

In dringenden Fällen ist die Beantwortung von Mails ausserhalb ihrer regulären Geschäftszeiten sicher angemessen. Aber muss es wirklich jede Mail sein? Nicht nur, dass Sie sich ihrer eigenen Freizeit berauben, Sie gewöhnen auch andere daran, dass Sie das zu tun bereit sind.

Zuletzt sollten Sie eine Abwesenheitsmeldung aktivieren, wenn Sie mal längere Zeit zum Beispiel wegen einer Geschäfts- oder Urlaubsreise ausser Haus sind. Wie man diese gut und kundenfreundlich formuliert, erfahren Sie hier.

Fällt Ihnen noch was ein, was wir vergessen haben zu erwähnen? Was sind Ihre kleinen Tipps und Tricks zum Thema? Lassen Sie es uns gerne wissen, wir freuen uns über jeden Beitrag hierzu!

So oder so wünschen wir Ihnen stressfreies Arbeiten ohne grosse E-Mail-Tsunamis!

2 Kommentare

  • Andreas Goertz
    Am 5. März 2014

    Hallo Herr Kälin, prima Newsletter den Sie machen. Zum Thema E-Mail-Flut ist noch zu sagen, dass bei “internen” E-Mails viel Zeit gespart werden kann, wenn man sich dort einschränkt. Die Benutzung von Verteilern an “Vertrieb” oder “Technik” oder “alle” sind da tückisch und sollten nicht toleriert werden. Man sollte sich über die betriebliche Mail-Kultur auseinandersetzen und einen Modus Vivendi finden. Die meisten Informationen sind Kontext bezogen besser beim Kunden / Lieferanten / Projekt im CRM-System aufgehoben. Betriebliche Informationen im Intranet.
    Herzlichst Ihr Andreas Goertz

  • Patrick Frey
    Am 10. März 2014

    Ciao Alexis

    Wiedermal cooler Newsletter, Danke!

    Schau dir mal die Sofware sanebox.com an, nutze sie seit über nem Jahr und konnte so meine Email Flut ziemlich eindämen. Es hat auch tolle Funktionen wie eben genau die Emails welche erst in ner Woche zu bearbeiten sind, einfach weg zu verschieben und dann in ner Woche kommt sie automatisch wieder in die Inbox.. oder aber wenn ich ein Email sende und weiss ich brauche da ne Antwort, dann kann ich ein BCC an die Sanebox senden mit z.B. 7days@sanebox.com und wenn ich innert 7 Tagen keine Antwort erhalten habe, dann meldet mir das Sanebox.. falls eine kommt, kommt nix..

    Dann filtert es auch die Newsletter in nen eigenen Ordner, sowie Emails wo es denkt die sind nicht wichtig.. du bekommst dann um 16:00 (oder wie dus einstellst) ein Mail mit ner Zusammenfassung was er dort rein getan hat.. damit sicher nie was unter geht. Wenn dus aus dem Ordner wieder in die Inbox zieht, merkt er sich das und es kommt nicht nochmals raus.. das sind nur drei Featuers.

    Hier wäre sonst auch noch mein Referal Link ums mal zu testen: https://www.sanebox.com/signup/dce2e8b399 :-)

    Viel Spass
    Patrick

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