Hallo
Bei uns werden jährlich rund 7000 neue Dokumente in CAS genesisWorld abgelegt. Dies von rund 50 Mitarbeitern, von denen jeder eine etwas andere Ablage-Logik hat. Da jeder die Dokumente unterschiedlich benennt, werden sie nicht gefunden. Dies ist ein grosses Problem und viele Mitarbeiter sehen CAS genesisWorld inzwischen hauptsächlich als schwarzes Loch.
Lösung A: "Filing Instructions" - nicht befriedigend
Deshalb haben wir in Excel die wichtigsten Dokumentenarten aufgelistet und darin vorgegeben, wie man sie bezeichnen muss, welche Kategorie man auswählen muss und so weiter. So können die Mitarbeiter in der Liste nachsehen und wissen, wie sie ein Dokument ablegen oder wonach sie suchen müssen. Soweit die Theorie.
In der Praxis hat niemand die Zeit und Lust, zuerst in einer umfangreichen Liste sein Dokument zu suchen, um zu wissen, wie man es ablegen soll.
Lösung B: Aktionen definieren - mit viel Aufwand verbunden
Eigentlich würde es sich hier doch anbieten, dass man für jede Dokumentenart eine Aktion definiert. Damit kann der Mitarbeiter sein Dokument mit einem Klick richtig bezeichnen, ohne zuerst umständlich in einer Excel-Liste nachsehen zu müssen. Soweit die Theorie.
Das Problem: Wir haben bereits jetzt fast 60 öffentliche Aktionen für Dokumente. Zur einheitlichen Übersicht müssen wir diese umbenennen. Dazu müssen wir die Aktion mit dem neuen Namen neu erstellen und die Aktion mit dem alten Namen löschen. Die Aktion ist jetzt jedoch nicht mehr in den Favoriten der Benutzer. Jeder Nutzer muss seine Aktionen erneut als Favorit festlegen.
Mein Wunsch
Es wäre eine große Erleichterung, wenn
- es möglich wäre, Aktionen umzubenennen.
- man für Aktionen Teilnehmer definieren könnte, die die Aktion dann automatisch in ihren Favoriten hätten.
Diese beiden Verbesserungsvorschläge liegen dem Produktmanagement der CAS Software AG bereits seit zwei Jahren vor. In der Zwischenzeit wird der Ruf nach einer alternativen Lösung immer lauter.
Wie organisiert ihr eure Dokumentenablage in CAS genesisWorld?
Ich würde mich sehr über einen Tipp freuen.
Bei uns werden jährlich rund 7000 neue Dokumente in CAS genesisWorld abgelegt. Dies von rund 50 Mitarbeitern, von denen jeder eine etwas andere Ablage-Logik hat. Da jeder die Dokumente unterschiedlich benennt, werden sie nicht gefunden. Dies ist ein grosses Problem und viele Mitarbeiter sehen CAS genesisWorld inzwischen hauptsächlich als schwarzes Loch.
Lösung A: "Filing Instructions" - nicht befriedigend
Deshalb haben wir in Excel die wichtigsten Dokumentenarten aufgelistet und darin vorgegeben, wie man sie bezeichnen muss, welche Kategorie man auswählen muss und so weiter. So können die Mitarbeiter in der Liste nachsehen und wissen, wie sie ein Dokument ablegen oder wonach sie suchen müssen. Soweit die Theorie.
In der Praxis hat niemand die Zeit und Lust, zuerst in einer umfangreichen Liste sein Dokument zu suchen, um zu wissen, wie man es ablegen soll.
Lösung B: Aktionen definieren - mit viel Aufwand verbunden
Eigentlich würde es sich hier doch anbieten, dass man für jede Dokumentenart eine Aktion definiert. Damit kann der Mitarbeiter sein Dokument mit einem Klick richtig bezeichnen, ohne zuerst umständlich in einer Excel-Liste nachsehen zu müssen. Soweit die Theorie.
Das Problem: Wir haben bereits jetzt fast 60 öffentliche Aktionen für Dokumente. Zur einheitlichen Übersicht müssen wir diese umbenennen. Dazu müssen wir die Aktion mit dem neuen Namen neu erstellen und die Aktion mit dem alten Namen löschen. Die Aktion ist jetzt jedoch nicht mehr in den Favoriten der Benutzer. Jeder Nutzer muss seine Aktionen erneut als Favorit festlegen.
Mein Wunsch
Es wäre eine große Erleichterung, wenn
- es möglich wäre, Aktionen umzubenennen.
- man für Aktionen Teilnehmer definieren könnte, die die Aktion dann automatisch in ihren Favoriten hätten.
Diese beiden Verbesserungsvorschläge liegen dem Produktmanagement der CAS Software AG bereits seit zwei Jahren vor. In der Zwischenzeit wird der Ruf nach einer alternativen Lösung immer lauter.
Wie organisiert ihr eure Dokumentenablage in CAS genesisWorld?
Ich würde mich sehr über einen Tipp freuen.
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