Einheitliche Dokumentenablage - meine Wünsche/eure Erfahrungen?

Mellony

Member
Hallo

Bei uns werden jährlich rund 7000 neue Dokumente in CAS genesisWorld abgelegt. Dies von rund 50 Mitarbeitern, von denen jeder eine etwas andere Ablage-Logik hat. Da jeder die Dokumente unterschiedlich benennt, werden sie nicht gefunden. Dies ist ein grosses Problem und viele Mitarbeiter sehen CAS genesisWorld inzwischen hauptsächlich als schwarzes Loch.

Lösung A: "Filing Instructions" - nicht befriedigend

Deshalb haben wir in Excel die wichtigsten Dokumentenarten aufgelistet und darin vorgegeben, wie man sie bezeichnen muss, welche Kategorie man auswählen muss und so weiter. So können die Mitarbeiter in der Liste nachsehen und wissen, wie sie ein Dokument ablegen oder wonach sie suchen müssen. Soweit die Theorie.

In der Praxis hat niemand die Zeit und Lust, zuerst in einer umfangreichen Liste sein Dokument zu suchen, um zu wissen, wie man es ablegen soll.

Lösung B: Aktionen definieren - mit viel Aufwand verbunden

Eigentlich würde es sich hier doch anbieten, dass man für jede Dokumentenart eine Aktion definiert. Damit kann der Mitarbeiter sein Dokument mit einem Klick richtig bezeichnen, ohne zuerst umständlich in einer Excel-Liste nachsehen zu müssen. Soweit die Theorie.

Das Problem: Wir haben bereits jetzt fast 60 öffentliche Aktionen für Dokumente. Zur einheitlichen Übersicht müssen wir diese umbenennen. Dazu müssen wir die Aktion mit dem neuen Namen neu erstellen und die Aktion mit dem alten Namen löschen. Die Aktion ist jetzt jedoch nicht mehr in den Favoriten der Benutzer. Jeder Nutzer muss seine Aktionen erneut als Favorit festlegen.

Mein Wunsch

Es wäre eine große Erleichterung, wenn
- es möglich wäre, Aktionen umzubenennen.
- man für Aktionen Teilnehmer definieren könnte, die die Aktion dann automatisch in ihren Favoriten hätten.

Diese beiden Verbesserungsvorschläge liegen dem Produktmanagement der CAS Software AG bereits seit zwei Jahren vor. In der Zwischenzeit wird der Ruf nach einer alternativen Lösung immer lauter.

Wie organisiert ihr eure Dokumentenablage in CAS genesisWorld?

Ich würde mich sehr über einen Tipp freuen.
 
Zuletzt bearbeitet von einem Moderator:

Alexis Kälin

Administrator
Teammitglied
CAS genesisWorld Dokumentenverwaltung

Guten Tag Mellony

Die strukturierte Ablage von Dokumenten ist gerade in etwas grösseren Team leider immer eine Herausforderung. Da kann ich euren "Unmut" durchaus etwas nachvollziehen.

Ich weiss nicht, ob ihr auch schon in Erwägung gezogen habt, die eigentliche Hilfe oder sogar die Befüllung der Felder über den Formdesigner zu automatisieren. Da hast du ja über Formelfelder die Möglichkeit, in Abhängigkeit einer Auswahl auch andere Felder automatisch vordefinieren zu lassen (oder Alternativ zumindest den Hilfetext dynamisch einzublenden).

Wir haben Kunden, welche ebenfalls mit sehr grossen Datenmengen unterwegs sind und genau so die Dokumente ablegen. Natürlich Bedarf es auch bei der Variante, dass die User mitdenken und pflichtbewusst Ihre Dokumente ablegen. Da wird euch vermutlich keine Lösung 100%ig sicherstellen, dass es nicht aus zu Falschablagen kommt (wenn z.B. der User einfach die falsche Kategorie auswählt oder ähnliches).

Ebenfalls kann es eine grosse Hilfe sein, die Suchen optimal einzustellen. D.h. hier müssen die definierten Klassifizierungen etc. auf einmal durchsucht werden können. Wir selber legen z.B. sehr projektorientiert Dokumente ab. Die Metadaten bestehen dann aus:

- Kunde
- Projektname
- Vorgangsname
- Dokumentenstichwort
- Dokumentenkategorie

Die ersten drei Werte werden automatisiert abgefüllt. Das Dokumentenstichwort wird ebenfalls noch Vorgaben abgefüllt und die Kategorie entsprechend vom Benutzer ausgewählt. Mit den obigen Werten findet man dann in der Regel ein Dokument sehr schnell.

Sollte selbst die Suche versagen, ist es mittlerweile auch möglich über die SmartSearch z.B. den Dokumenteninhalt zu durchsuchen, was im Worstcase auch noch weiterhelfen kann.

Deine Verbesserungsvorschläge kann ich nachvollziehen und diese Erweiterungen wären in der Tat hilfreich. Hier würde ich euch empfehlen, vielleicht das Gespräch nochmals mit der CAS direkt zu suchen. Evtl. gibt es da auch Möglichkeiten die Sache zu forcieren oder euch auch weitere Workarounds aufzuzeigen.

Ich hoffe ich konnte dir mit meinen Inputs schon ein bisschen weiterhelfen.

Beste Grüsse

Alexis
 
Zuletzt bearbeitet:

Mellony

Member
Hallo Alexis

Vielen Dank für deine Antwort. Das mit der automatischen Befüllung über den Formdesigner ist ein interessanter Tipp, den ich mir gerne näher anschauen werde. Die Sucheinstellungen bieten in der Tat gute Möglichkeiten, ein Dokument zu finden, weil man mehrere Felder gleichzeitig durchsuchen kann.

Liebe Grüsse
Mellony
 
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