Serienbrief - Fortlaufende Uhrzeiten bzw. Datumsangaben

[Fosterone]

Hallo zusammen,

möchte für eine Briefkampagne mit anschliessender telefonischer Kontaktaufnahme einen Serienbrief erstellen.
Gibt es einen Dreh bei dem ich nicht jeden Brief einzeln drucken muss, weil ich verschiedene Anrufzeiten oder Datumsangaben in den einzelnen Briefen haben will. Chefe wills drin haben. Also weglassen ist keine Option ;-)
Gibt es eine Möglichkeit, da ich eh die Telefonate planen muss, ein Feld wie Beginn oder Frist
eines Telefonats in den Serienbrief einzufügen?
Evtl. denke ich auch zu sehr um die Ecke und es gibt eine viel einfachere Lösung.
Momentan nutzen wir die 11er und werden demnächst auf x3 updaten. Bin um jeden Tipp dankbar.

 

[Alexis Kälin]

Seriebrief mit Zusatzvariable in CAS genesisWorld

Hallo Fosterone

Hört sich nicht ganz einfach an . Um dir evtl. weiterzuhelfen noch ein paar Folgefragen:

- Soll jeder Brief eine andere Zeit kriegen (oder sind das mehrere Bündel, welche dann jeweils die gleiche Zeit kriegen)?
- Müssen die Anrufe identisch auch in CAS angelegt werden oder organisiert ihr euch hier anders?
- Arbeitet ihr mit CAS genesisWorld Standard oder Premium (früher itdclient pro)?

Evtl. habe ich dir den ein oder anderen Lösungsansatz, wenn ich die obigen Antworten noch kenne.

Gruss, Alexis

 

[Fosterone]

Zusatzinfos

Hallo Alexis,

vielen Dank. Hier die Zusatzinfos

- jede Uhrzeit soll anders sein.
- Anrufplanung erfolgt über Genesis
- Ich vermute das es Standard ist. Unser IT-ler ist gerade nicht verfügbar. Wir haben auf jeden Fall itdlink als
Verknüpfungsoption. Was wäre der Unterschied? Kann ichs irgendwie am System erkennen?

 

[Alexis Kälin]

Datumsübergabe CAS genesisWorld an Serienbrief

Hallo Fosterone

Danke für deine weiterführenden Informationen. Wenn ihr itdlinks habt, dann setzt ihr den itdclient pro ein (oder in neuen Versionen auch Premium genannt).

Aktuell sehe ich keine wirklich einfache Lösung, dies umzusetzen. Folgender Lösungsvorschlag könnte ich mir aber vorstellen:

1. Du könntest auf den Adressen (welche angeschrieben werden) ein Feld mit dem Datum/Uhrzeit des Anrufes abfüllen. Evtl. habt ihr ein Datumsfeld, welches ihr nicht einsetzt (z.B. Erstkontakt Datum). Alternativ könntest du hier auch ein neues Anlegen (Nachfassdatum oder so).

Dieses Feld müsstest du dann mit dem Datum/Uhrzeit befüllen, wann der Anruf erfolgen soll. Dies automatisiert zu machen (inkl. versetzter Zeit), dafür kenne ich aktuell leider keine Lösung. Vermutlich würde es auch nur via SQL-Skript direkt auf der Datenbank gehen - was nicht unbedingt empfehlenswert ist, bzw. nur ausgeführt werden sollte, wenn ihr euch damit wirklich auskennt.

Alternativ könntest du die Werte natürlich manuell setzen (wenn es nicht hunderte sind).

2. Das Feld kannst du danach im Serienbrief direkt als Variable einfügen. Sprich pro Adresse/Brief würde dann der hinterlegte Wert erscheinen.

3. In neueren CAS genesisWold Versionen gibt es danach die Möglichkeit via Aktionen, Telefonate anzulegen. Hier hast du die Möglichkeit den hinterlegten Wert (im oben beschriebenen Feld) zu übernehmen. Sprich der Beginn des Anrufes würde dann auch gleich mit der Zeit gesetzt werden.



Damit hättest du dann auch die Anrufe in einmal angelegt und auf die richtigen Zeiten eingeplant. Diese Funktion kam aber meinens Wissens erst mit der CAS genesisWorld X3.

Das Hauptproblem sehe ich aber aktuell im automatischen Setzen eines fortlaufenden Datums/Uhrzeit. Hier kann ich dir leider spontan auch keine Lösung liefern.

Vielleicht hat aber jemand anders noch eine gute, kreative Idee für diese Anforderung?!

Gruss, Alexis

 

[Fosterone]

Hallo Alexis,
Danke erstmal. Habs schon fast geahnt, dass es keinen einfachen Weg gibt. Momentan ist das nur Testphase mit 40 Adressen. Also manuell gerade noch machbar. Sollte sich das aber als praktikabler Weg erweisen wird’s auf alle Vertriebler ausgeweitet und dann wird’s unschön.
Hast mir schon weitergeholfen. Der fehlende Baustein für mich war das Anlegen der extra Felder in dem Adressdatensatz.
Sollte ich Opfer des eigenen Erfolgs werden, habe ich mir folgenden Workaround überlegt, der alles auffährt was Genesis so zu bieten hat. ;-) Habs noch nicht getestet. Wenn Du noch Lust hast, wärs nett wenn Du mir sagen könntest ob Du nen Stolperstein siehst. Kann aber auch gern unsern Reseller n bisschen fordern. Die kriegen schließlich Kohle dafür.
Das mit Excel habe ich eingebaut weil ich relativ einfach die Spalte befüllen kann wenn die Spalte auf Uhrzeit formatiert ist. 2 Zeilen füllen den Rest packen und nach unten ziehen und aufpassen das man halt von 9 bis 17 Uhr macht.

Ansprechpartner in Verteilerliste-->GGUID der Ansprechpartner exportieren --> Uhrzeit und Datum über Excel befüllen (gleicher Zeitabstand und Datum in die andere Spalte rein)--> zurückimportieren-->Serienbrief aus Verteiler mit integrierter Feldvariable erstellen--> Erstellter Brief wird automatisch beim Ansprechpartner archiviert und ist gleichzeitig Triggerpunkt für Regelassistenten --> Regeldefinition das automatisch wenn Brief mit Titel XY erzeugt wird auch Telefonat erstellt wird. (jede Adresse hat ein Feld mit der Zuordnung zum Vertriebler, so kann ich auch gleich den Teilnehmer des Telefonats bestimmen) Evtl. auch noch zweite Regel das Termin im Kalender des VB gesetzt wird.

Hoffe das ist nachvollziehbar.
Wenn das so klappen würde müsste ich immer nur die ersten Schritte wiederholen, der Rest wäre quasi automatisiert.

 

[Alexis Kälin]

CAS genesisWorld Regeln/Aktionen

Hallo Fosterone

Freut mich, dass ich dir zumindest ein wenig weiterhelfen konnte.

Die Idee mit dem Import ist gut und ist mir im Nachhinein auch noch in den Sinn gekommen . Wenn du die richtige Option beim Import verwendest, dann funktioniert die Aktuallisierung so.

Ich glaube die Sache mit den Regeln wird so nicht ganz funktionieren. Und zwar aus folgenden Gründen:

- Du kannst Teilnehmer nicht abhängig von einem Felder übernehmen/setzen
(was bedeuten würde, dass du pro Aussendienst Mitarbeiter eine Regel anlegen müsstest)

- Gemäss meinem Test kannst du nicht automatisch die richtige Kundenverknüpfung via Regeldienst setzen

Das Eintragen eines Termines sollte jedoch klappen. Hier hast du aber ein weiteres Problem, dass du auch ein 'Ende' Datum setzten solltest. Das würde dann heissen, du müsstest idealerweise zwei Felder auf der Adresse anlegen (Nachfassen an, Nachfassen bis). Ansonsten wird der Termin nicht korrekt oder unschön im Kalender angezeigt.

Idealerweise testest du das Ganze einfach mal durch! Mit den Aktionen (welche ich erwähnt hatte), da ist es möglich Telefonate sauber anzulegen (automatisch über mehrere Adressen). Jedoch ist es auch da so, dass du pro Teilnehmer/Verantwortlicher eine Aktion definieren müsstest. Und wie erwähnt, steht dir dieses Feature in CAS genesisWorld V11 noch nicht zur Verfügung.

Ich hoffe du kommst mit den Ideen ans gewünschte Ziel.

Viel Erfolg dabei!

Gruss, Alexis

 

[Fosterone]

Hallo Alexis,

Vielen Dank für all Deine Anregungen. Sollte ich noch einen sinnigen Lösungsweg in die Praxis umsetzen, werd ich das Ergebnis posten.

Gruß Fosterone