Die Abwesenheitsmeldung sinnvoll nutzen

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Am 14. Juni 2011 von Alexis Kälin E-Mail-Marketing, Marketing Praxis-Tipps mit 3 Kommentaren

Auf keiner Postkarte schreiben die Menschen so lieblos, wie auf ihren Abwesenheitsmeldungen. Viele nutzen die praktische Funktion, dem Absender einer E-Mail eine automatisierte Mail zurückzuschicken, während man beispielsweise am Strand von Waikiki genüsslich Bananen-Daiquiris schlürft.

Es ist eine tolle Funktion, die man da in die Hand bekommt. Aber der Umgang damit gibt einem oft zu denken.

Hier ein paar Meldungen, wie sie leider häufig Standard sind. Nicht zuletzt, weil manche Formulierungen sogar von Zeitmanagern empfohlen werden:

Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin abwesend. Sie erreichen mich wieder ab dem 30.8.11.
Ihre Mail wird weder gelesen noch weitergeleitet.
Freundliche Grüsse

So nicht, so viel ist sicher!

 
Aber was ist falsch an der Notiz?
Sie konzentriert sich auf die negativen Informationen. Man ist doppeldeutig «abwesend» und dieses «weder, noch» steht im krassen Widerspruch zu den «freundlichen Grüssen». Mit wenigen Worten wird hier jedem Absender einer Mail dargestellt, dass sein Anliegen keinen besonders hohen Stellenwert geniesst.

Noch mehr Stilblüten des Elektronikzeitalters gefällig? Mit Kundenfreundlichkeit und sozialer Kompetenz hat es hingegen nichts zu tun. Vorhang auf für:

Ich bin OOO.

Oh, weh. So geht’s nur, wenn man mit dem Normungsinstitut für Abkürzungen in Geschäftsbeziehungen steht. Für jeden anderen ist das Out of Office lediglich ein Weckruf für die Erinnerungen aus der Militärzeit, in der man dem AKÜFI unterworfen war (siehe auch Abkürzungsfimmel).

In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte Frau Heike Mustermann. Danke.

Jetzt stellt sich natürlich die Frage: was ist «dringend»? Wer will denn beurteilen, was die Dringlichkeit ausmacht?

Unsere Empfehlung lautet entsprechend: Streichen Sie diesen Satz! Vollständig. Für immer und ewig.

Aber es gibt ja auch Beispiele, die man gerne liest. Wir haben Ihnen mal ein paar zusammengestellt:

Betreff: Am 4. August bin ich wieder für Sie da

Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr

Guten Tag und vielen Dank für Ihre Nachricht. Sie erreichen mich heute nicht wie gewohnt im Büro. Ich tanke gerade in meinem Urlaub etwas auf und bin am 4. August wieder mit voller Energie für Sie da.

Ihr Anliegen lässt sich nicht so lange aufschieben? Kein Problem! Gerne hilft Ihnen mein Stellvertreter Herr Max Musterdorf weiter. Sie erreichen ihn zu unseren üblichen Bürozeiten per Mail unter [Mail-Adresse] oder per Telefon unter [Telefon-Nummer].

Mit besten Grüssen

Und hier ein anderes, das beweist: Fröhlich gewinnt!

Betreff: So ein Ärger, ich bin nicht da.

Hallo,

wie gerne hätte ich Ihre Mail gelesen. Ich bin aber gerade geschäftlich unterwegs. Bis zu meiner Rückkehr am 4. August passt mein Computer gerne auf Ihre Mail auf.

Natürlich sind nicht alle in unserer Firma unterwegs. Und deswegen freut sich Herr Mustermann sehr über Ihre Mail an [Mail-Adresse], wenn Sie nicht so lange warten wollen.

Sie merken: Wir sind immer für Sie da! Nur ich eben gerade nicht.

Mit freundlichem Gruss

Noch ein Beispiel gefällig?

Sehr geehrter Herr, sehr geehrte Dame,

aktuell antwortet Ihnen nicht wie gewohnt unser sympathischer und kompetenter Mitarbeiter Herr Mustermann, sondern einfach nur unser Roboter für Abwesenheitsmeldungen.

Herr Mustermann ist im wohlverdienten Urlaub und ab dem 4. August wieder Ihr erholter Ansprechpartner. Wenn Ihr Anliegen keinen Aufschub duldet, dann wird sich Herr Karl Stellvertreter gerne darum kümmern. Sie erreichen ihn unter [Mail-Adresse].

Mit freundlichem Gruss
Ihr Abwesenheitsmeldungsroboter

Nachfolgend finden Sie auch noch ein paar Textbausteine, die Sie problemlos Ihren Anforderungen entsprechend umformulieren können. Greifen Sie zu!

Vorschlag 1
Work - Life - Balance. Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Am 24. August bin ich in gewohnter Frische wieder für Sie da. Ihre Mail an mich wird in meiner Abwesenheit von Ernst Muster gelesen und gerne beantwortet.

Vorschlag 2
Wenn Sie eine sofortige Antwort wünschen, bitte ich Sie Ihre Mail an unsere Seminarkoordinatorin [Mail-Adresse] zu senden. Sie wird Ihre Anfrage schnell, effizient und kompetent beantworten. Ab dem 20. August bin ich wieder Ihr Ansprechpartner voller Elan.

Vorschlag 3
Ab dem 7. August 2011 setze ich meine Leidenschaft gerne wieder für Sie ein. Bis dahin unterstützt Sie meine Kollegin Frau Carola Muster [Mail-Adresse].

Zusammengefasst kann man sagen, dass eine Abwesenheitsmeldung kurz, informativ und kundenfreundlich sein sollte. Würzen Sie Ihren Text mit einer Prise Kreativität und fertig ist die individuelle und vom Absender positiv aufgenommene Nachricht, dass Sie nicht für ihn erreichbar sind.

Selbstverständlich dürfen Sie unsere Beispiele ungefragt benutzen. Freuen würden wir uns jedoch über ein kurzes Dankeschön und eine Empfehlung unseres Artikels an Ihre Kollegen – die sind schliesslich auch mal weg …

3 Kommentare

  • Franz Stoerch
    Am 9. November 2012

    Cool. Besten Dank

  • Patrick Honegger
    Am 13. Mai 2013

    Mich haben die als schlechte Beispiele aufgeführten Müsterchen nie gestört, wenn ich sie bei anderen gesehen habe. Auch finde ich das Eine oder Andere positive Beispiel eher geschwollen und übertrieben.

    Aber Anregungen gegenüber sollte man sowieso immer offen sein, in diesem Sinne: Danke für die Anregung.

  • Alexis Kälin
    Am 13. Mai 2013

    Besten Dank für Ihr offenes Feedback – jede Meinung ist hier willkommen :-) .

    Vermutlich hat man sich schon so an die “schlechten” Beispiele gewöhnt, dass man sich gar nicht mehr daran stört. Unsere Beispieltexte sollen dabei nur als Muster dienen, welche uns positiv angesprochen haben.

    Zusammengefasst kann man sagen: Eine Abwesenheitsmeldung sollte prägnant, kundenfreundlich, informativ und Ihrer Firmensprache angepasst sein. Wenn sich Ihr Text noch mit einem Schuss Innovation von den Allerweltsformulierungen abhebt, um so besser!

    Und diesbezüglich sind wir der Meinung, besteht definitiv noch viel Verbesserungspotential in Abwesenheitsmeldungen.

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