Liebesschwur oder elegante Distanz: Über die Grussformeln im Mailverkehr.

Tipp Grussformeln in E-Mails
Am 6. März 2013 von Alexis Kälin CRM Praxis-Tipps, E-Mail-Marketing mit keinem Kommentar

Irgendwo da draussen hat mich jemand lieb. Ich kenne ihn gar nicht, aber er liebt mich trotzdem. Wie sonst ist es zu verstehen, wenn ich eine Mail bekomme, in der wortwörtlich steht: «Lieber Herr Kälin, wir vermissen Sie …» Man vermisst mich dort so sehr, dass man mir glatt einen Gutschein über 10 Franken hat zukommen lassen und diesen mit der abschliessenden Grussformel «Herzliche Grüsse, wir freuen uns auf Sie» begleitete.

So viele Gefühle, da kann einem schon warm ums Herz werden. Oder man schlägt die Hände über den Kopf zusammen.

Angefangen hat es in der Redaktion wohl mit einem «Sehr geehrter Herr Kälin», was wohl schnell als zu unpersönlich empfunden wurden. Es ist ja immerhin eine E-Mail, das ist ja fast wie ein Dialog, hat man sich gesagt.

«Guten Tag Herr Kälin» wurde ebenfalls schnell verworfen. Schliesslich kann es ja auch Nachts sein, wenn der Empfänger die Mail öffnet. Und was wäre, wenn man zwei, drei Mails am Tag hin- und herschickt? Ein «guten Tag» muss ja wohl genügen!

«Hallo Herr Kälin» geht gar nicht. Zu salopp, zu kameradschaftlich.  Oder doch? Und damit ist ja nicht Schluss. Denn weiter unten wartet gleich das nächste Problem: der Abschiedsgruss. Soll man liebe oder herzliche Grüsse senden? Oder einfach einen schönen Tag wünschen?

Wie man’s macht, man macht es falsch, könnte man meinen. Ist aber nicht so. Schliesslich haben Sie ja uns. Wir helfen Ihnen aus dem Dilemma mit einem Kurzüberblick über die besten Anreden:

Sehr geehrter Herr Mustermann …
Es wirkt altbacken und verstaubt, ist es aber mitnichten immer. Diese Anrede hat überall dort ihre Lebensberechtigung, wo es etwas formeller zugeht. Scheuen Sie sich also nicht, sie zu verwenden, wenn Sie mit einer Ihnen bekannten Geschäftsführung im Dialog stehen oder dem Finanzamt mitteilen wollen, dass man gedenkt, weniger zu bezahlen.

Guten Tag Herr Mustermann …
Ich sag’s wie’s ist: Das ist meine Lieblingsanrede. Neutral, freundlich, aber eben auch nicht zu distanziert. Sie ist direkt aus dem Leben. Schliesslich wünscht man sich ja einen guten Tag, wenn man sich trifft. Und die meisten meinen es auch so. Je nach Tageszeit, kann man auch ein «guten Abend» wünschen und so diskret darauf hinweisen, dass ein guter Dienstleister auch in den Abendstunden mal noch erreichbar ist und man immer im Sinne des Kunden unterwegs ist.

Wir Schweizer können noch ein «Grüezi» draufsetzen. Hier sollten Sie aber vorsichtig sein, vor allem wenn Sie mit ausländischen Kollegen kommunizieren.

Hallo Herr Mustermann …
Wenn man zusammen schon Bowling spielen war, dann ist das möglicherweise die richtige Anrede. Aber ansonsten gilt: Eher Finger weg. Zu fade, zu plump, zu unpersönlich und gleichgültig.

Lieber Herr Mustermann …
Diese Anrede sollte all jenen vorbehalten bleiben, die Sie persönlich oder zumindest gut kennen. Hier gehen Respekt und persönliche Sympathie Hand in Hand. Verlassen Sie sich auf Ihre Menschenkenntnis. Wenn Sie sich über diese Anrede freuen, wird es Ihr Mail-Adressat auch tun?

Allen Anreden ist eins gemeinsam: ihnen folgt der Name. Wohlgemerkt: der richtig geschriebene Name. Manchmal sollte man vor dem Absenden denselben noch mal recherchieren, um die kleinen Peinlichkeiten des Alltags zu vermeiden.

Kleiner Tipp am Rande: Wenn Sie mit dem Mail-Client der CRM-Lösung CAS genesisWorld arbeiten, können Sie die richtige Anrede automatisch generieren lassen und eine Fehlerquelle direkt ausschliessen. Die Option dafür finden Sie direkt auf der E-Mailmaske. Wie sie die Anrede dort individualisieren können, erfahren Sie hier.

Mancher Abschied fällt nicht schwer.
Für gewöhnlich sollte ein «Freundliche Grüsse» seine Dienst tun und völlig ausreichen. Es ist hübsch neutral, nicht zu kalt, aber auch nicht zu herzlich. Sollte in Ihnen der Wunsch nach etwas mehr Nähe durchbrechen, tippen Sie das bewährte «Beste Grüsse». Kurz, knackig und dynamisch herzlich.

Wer es insgesamt noch professioneller mag, dem sei unser Artikel «Wie man Pfeffer in Geschäftsbriefe bringt» ans Herz gelegt. Die Regeln, die Sie dort vorfinden, gelten für Mails wie für Briefe gleichermassen.

Hat Ihnen unser kleiner Artikel gefallen? Wie gehen Sie mit dem Thema um, was hat sich bewährt, was machen Sie nie wieder? Lassen Sie es uns wissen! Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

In diesem Sinne: Beste Grüsse, Ihr Alexis Kälin

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